Note aux cadres pour créer une sortie

 

1)    S’identifier sur  le site.

2)    Onglet vert  puis en haut à gauche Proposer une sortie.

3)    Pas de destination (possibilité non utilisée dans le club).

4)    Choisir la commission (Rando pédestre…).

5)    Taper le titre de la sortie, plus de 10 caractères.

6)    Puis choisir le ou les encadrants (déjà soi-même).

7)    Le ou les co-encadrants s’il y en a. Dans le cas général pas besoin de bénévoles.

8)    Massif : il peut être tapé ou choisi dans une liste pré-définie.

9) Cycles :  difficile à utiliser, ensemble de sorties avec les mêmes participants que la première sortie.

10)    Lieu de rendez-vous s personne, cadre suivre les indications La ville et ou l’adresse puis on peut déplacer la balise rouge dans la carte de droite.

Il faut ensuite choisir la date et l’heure de rendez-vous, puis indiquer la fin de sortie.

Tarif : C’est facultatif, vous pouvez le renseigner ou pas.

 

11)              Inscriptions : partie très importante.

            Nombre maximum de personnes dans la sortie encadrement compris.
Par exemple 9 si vous voulez utiliser le minibus uniquement, ce nombre de participants ne pourra pas être dépassé, la sortie ayant été publiée et validée avec ce nombre maximum de personnes.

            Les inscriptions démarrent 3 semaines  avant pour une sortie d’un jour. Par contre, pas de délai lorsqu’il s’agit d’un week end ou d’un séjour s’il faut faire des réservations, poser des congés, ni pour les animations ou les formations.
Ainsi, un séjour ayant lieu dans 6 mois peut déjà être mis en ligne par l’encadrant, avec possibilité de s'inscrire.

            Taille maximum de la liste complémentaire voulue : c’est le point délicat.

             Exemple Vous voulez 9 personnes  mais vous voulez vous prévenir contre des désistements: vous pouvez mettre 4 personnes en réserve sur la liste complémentaire
            Autre exemple vous voulez 9 personnes mais laisser se pré-inscrire 13 personnes pour pouvoir choisir parmi elles selon des critères précisés (nouveaux..) là aussi mettre une liste complémentaire de 4 personnes 

 Dans les deux cas lorsque 13 personnes sont sur la liste, toutes catégories confondues il n'y a plus d'inscriptions possibles, un des but étant de limiter la taille de la liste

Tout adhérent préinscrit validé par le cadre diminue d’un le nombre de places disponibles.

Par contre un adhérent en attente ne diminue pas ce nombre, la mention apparaît juste en bas de la fiche.

 

Prenons un exemple réel

 

Détaillons :

Il y a 15 places au total, un cadre inscrit, 19 places possibles par internet, et un préinscrit en attente de confirmation.

Si  tout d’un coup 19 adhérents de plus utilisent les préinscriptions, avant que le cadre ne valide personne,  il y aura donc 21 préinscrits ou inscrits  les inscriptions s'arrètent

La sortie est complète, mais le cadre voit affiché les adhérents en attente toujours dans l’ordre de leur préinscription.
Il peut choisir les adhérents qu'il inscrit (14)  et ceux qu'il laisse en liste complémentaire (6)

 

11) Difficulté, dénivelée, distance et itinéraire, sont facultatifs, en texte libre. Pour le matériel il existe des textes prédéfinis, que l’on peut modifier. Pour la distance, on vous conseille de mettre des chiffres ronds : exemple 15 ( sinon utilisez la virgule au détriment du point pour éviter tout plantage de votre sortie !).

12) La description complète utilise le même éditeur que le compte-rendu de sortie, où l’on peut ajouter des images, des liens vers des topos ou des tracés gps (openrunner ou autres). Bien penser à respecter la source de vos images. Si vous les prenez d’un autre site, n’oubliez pas de le mentionner sous la photo. A noter que le système ne permet pas d’avoir ses images classées par date dans son gestionnaire personnel. Ne pas dépasser le poids de 10 Mo pour chaque photo.

Suivre bien les indications mentionnées en haut de cet éditeur pour ajouter des images notamment même si ci-dessous on vous rajoute des copies d’écran pour vous aider.

En cas de problème, merci d’envoyer TOUTES vos demandes, vos questions et vos remarques à l'adresse mail des webmasters webmaster@clubalpinbourgenbresse.fr

 

11) Ne pas oublier à la fin de votre saisie, d’enregistrer et demander la publication, qui est la mise en ligne sur le site faite par le responsable de votre commission comme indiqué plus haut (ou à défaut le président ou le vice-président dans un cas extrême).

 

On vous joint donc ci-dessous quelques copies d’écran supplémentaires étapes par étapes pour ajouter des photos.

ETAPE 1

 

 

ETAPE 2

 

 

ETAPE 3

 

 

 

 

ETAPE 4

 

 

 

 

BON A SAVOIR ET A RAPPELER.

 

 

1/ A la demande du président, tous les encadrants ont vu leurs droits mis également en co-encadrant dans leur(s) différente(s) discipline(s). Ceci pour bien délimiter qui est le responsable principal de la sortie ou d’un séjour.

 

2/ A chaque fois qu’un cadre crée une sortie ou bien la modifie, celle-ci doit à nouveau être revalidée par le responsable concerné de la commission. Elle peut donc disparaitre du site ponctuellement après une première validation si elle n’a pas été réactivée par celui-ci. En cas d’oubli, à charge de chaque cadre de contacter le responsable concerné pour le lui rappeler. En dernier ressort, le président ou le vice-président peuvent se substituer à cette démarche. On conseille donc le plus possible au cadre de mettre tous les détails lors de la création de la sortie pour s’éviter le plus possible d’avoir à redemander la validation de celle-ci !. Une fois encore, le programme fait que nous sommes obligés de repasser, pour toute modification, somme toute modeste à la revalidation de la sortie.

 

3/ On demande ou non au responsable de commission de publier la sortie, ce qui laisse la possibilité de la re-travailler.

S’il y a des choses que vous aimeriez voir évoluer, merci de nous en faire part, toujours à l’adresse mail mentionnée plus haut et que nous rappelons (webmaster@clubalpinbourgenbresse.fr). En dehors de cela, nous ponvons  répondre à vos questions ou lever des doutes lors des sorties auxquelles nous participons régulièrement.

 

4/ Chaque cadre à la suite de sa sortie journalière ou de son séjour, doit établir une fiche bilan de sortie. Même s’il ne s’est rien passé de particulier. Toutes les activités sont bien évidemment concernées.

  Il y a deux possiblités:

Revenir sur la sortie, accessible par "Sortie que j'organise" et cliquer sur le bouton Bilan de sortie

Télécharger la fiche  disponible en téléchargement depuis notre site ( onglet orangé navigation, sous les chartes ou Coin des cadres). Le cadre doit l’adresser par mail au responsable de la commission concernée ainsi qu’au président.